Un chatbot interno para empresas es un asistente al que el equipo le pregunta lo que antes preguntaba al compañero de al lado, y que contesta con los documentos de la casa. Se monta en tres movimientos: reunir lo que ya está escrito, dárselo a leer y probarlo con preguntas reales. Y se le juzga menos por lo que sabe que por cómo se porta cuando el documento es viejo o no existe.
El ejemplo de esta guía es una cooperativa hortofrutícola inventada.
En campaña, de lunes a sábado hasta las 20:00. El resto del año, hasta las 14:00. Sale del calendario de recepción de este año.
Un chatbot interno es un chat al que solo entra el equipo y que contesta con los documentos de la empresa: procedimientos, tarifas, condiciones, normas. El de la web es otra cosa: atiende a clientes, está a la vista de cualquiera y solo debe decir lo que es público.
La palabra tiene trampa. En sentido estricto, un chatbot sigue un guion escrito de antemano. Lo que hoy se busca como «chatbot con IA para empresas» es más bien un asistente interno: entiende la pregunta aunque nadie la hubiera previsto y redacta la respuesta con lo que encuentra. Aquí usamos la palabra de la calle.
Flipa es eso, un asistente interno. No tiene una ventanita de chat que poner en tu página. Si buscas un chatbot para empresas que atienda a clientes, mira la comparativa con CustomGPT.
Menos de los que crees. Un chatbot interno arranca bien con lo que más se pregunta y con lo que más daño hace si se contesta mal:
A ese conjunto se le llama base de conocimiento. Vale más corta y al día que larga y con tres versiones de cada cosa.
Si los documentos existen, el esfuerzo es de días, no de meses. Si no existen, el trabajo es escribirlos, y eso no lo arregla ninguna herramienta. Qué subir y cómo prepararlo está en la guía para darle a leer tus datos.
Si sois cuatro y os sentáis en la misma mesa, preguntar en voz alta es más rápido. Si casi nada está escrito y nadie va a escribirlo, tampoco compensa. Y si lo que quieres es atender a clientes desde tu página, necesitas otro tipo de herramienta.
En el almacén de la cooperativa alguien pregunta por la devolución de palés. Cambia el estado del documento y mira qué debería contestar un buen chatbot interno en cada caso.
¿Cuál es la política de devolución de palés?
Los palés se devuelven en el almacén en los quince días siguientes a la entrega. Pasado ese plazo se cobra la fianza.
1 fuente consultadaNormas de almacén 2026.pdf
Sabe. Contesta y enseña de dónde lo saca, para que puedas abrir el documento y comprobarlo.
Solo encuentro un dato de 2023: entonces el plazo era de treinta días. No puedo confirmar que siga vigente. Lo he anotado para que se complete.
Dato antiguoCircular de almacén 2023.pdf
Duda. Da el dato que hay, avisa de que es viejo y no lo presenta como vigente.
Eso no lo tengo. En los documentos no hay nada sobre devolución de palés. Lo dejo apuntado para que alguien lo complete.
Me lo han preguntado y no lo sabíaDevolución de palés · 1 vez
Dice «no lo sé». No inventa un plazo, y el hueco queda apuntado donde lo ve quien puede taparlo.
Es una maqueta con datos de ejemplo. Los tres comportamientos son de Flipa; el del dato antiguo lo tenemos grabado en un caso real, pero no prometemos que detecte siempre un documento viejo.
Así contesta Flipa: alguien pregunta cuánto cuestan los talleres, responde con los precios y, al abrir las fuentes consultadas, aparece el documento del que salen. La animación reproduce la pantalla real y la respuesta que dio Flipa en una cuenta de pruebas.
Seis pruebas que se hacen en diez minutos, con tus documentos. En la última columna, cómo está Flipa en cada una.
| Qué pedirle | Cómo comprobarlo | En Flipa, hoy |
|---|---|---|
| Enseña la fuente | Pregunta algo que esté en un documento y mira si puedes abrirlo. | Sí: «fuentes consultadas» debajo de cada respuesta. No señala la frase exacta dentro del documento. |
| Reconoce lo que no sabe | Pregunta algo de la casa que no esté escrito en ningún sitio. | Lo dice sin rodeos. Tiene instrucción de no rellenar con conocimiento general. |
| Apunta los huecos | Mira si esa pregunta queda recogida en algún sitio. | Sí: el tema queda en «Me lo han preguntado y no lo sabía», con las veces que se repite. |
| Distingue papeles | Entra como alguien del equipo e intenta borrar un documento. | Quien administra sube y borra; el resto pregunta. Todos consultan lo mismo: no se puede reservar un documento para unos pocos. |
| Se corrige sin técnico | Dile que un dato ha cambiado. | Propone el cambio con el antes y el después y lo guarda cuando lo apruebas. Vale para notas y documentos de marca en texto, no para un PDF. |
| Separa tu empresa de las demás | Pregunta al proveedor cómo lo comprueba. | Cada empresa tiene su espacio separado, con pruebas propias que intentan saltárselo. Está en seguridad. |
Pregunta lo que le daría apuro preguntar por tercera vez. Lo ampliamos en Flipa para recursos humanos.
¿Cómo se registra una entrada de género fuera de horario?
Contesta al teléfono con el dato delante y sabiendo de qué documento sale.
¿Qué plazo de reclamación tiene un pedido que llegó golpeado?
Prepara una oferta sin esperar a que alguien de oficina le confirme las condiciones.
¿Cuál es el pedido mínimo para una frutería nueva?
Deja de ser la centralita de todas las dudas de fechas y papeles.
¿Cuándo se liquida a los socios la campaña de cítricos?
Un chat al que solo entra el equipo y que contesta con los documentos de la empresa. Sirve para que las dudas de siempre (plazos, condiciones, procedimientos) no dependan de que esté en la oficina la persona que se las sabe.
Reúne lo que ya tenéis escrito, súbelo a una herramienta que lo consulte antes de contestar y pruébala con las preguntas reales del último mes. Después ábrelo a tres personas y, cuando funcione, al resto. No hace falta programar.
El interno es para el equipo: está detrás de un acceso y puede usar documentos que no son públicos. El de la web habla con clientes y solo debe decir lo que cualquiera puede leer. Son herramientas distintas, con riesgos distintos.
Con los documentos ya escritos, una tarde para reunir y subir, y una o dos semanas de prueba con preguntas reales. Lo que alarga el plazo casi siempre es descubrir que algo importante no estaba escrito.
Una persona con nombre, no «el equipo». Lo normal es quien ya contesta más dudas: operaciones, administración o gerencia. En Flipa, subir y borrar documentos es cosa de quien administra la cuenta; el resto pregunta.
Empieza por esa. Si ya está escrita en algún documento, tienes medio chatbot interno montado.
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