IA para academias: la duda de matrícula número ochenta
Una IA para academias no tiene que dar clase. Tiene que quitarle a secretaría el correo que en época de matrícula se contesta una y otra vez: cuánto cuesta, cuándo empieza, si se puede entrar con el curso empezado. Flipa prepara esa respuesta con la guía del curso delante. La fecha sale de la guía que hayas subido, no del correo del año pasado.
Ejemplo inventado: Academia Trivium, un centro de oposiciones e idiomas con seis personas entre secretaría y coordinación.
El precio no se lo sabe de memoria: lo busca
Esto reproduce el producto de verdad, en una cuenta de pruebas de otro negocio: alguien pregunta cuánto cuestan unos talleres. En tu academia la pregunta sería por la matrícula del intensivo, y el camino es el mismo.
- Responde con los precios que encuentra en los documentos de la cuenta, no con una cifra aproximada.
- Debajo, «Fuentes consultadas». Se despliega y cada documento se abre. Hoy enseña solo los que sostienen la respuesta; la animación reproduce una versión anterior, que listaba más.
- Si el dato no está en ningún documento, lo dice y lo deja apuntado para que alguien lo complete.
Al tercer mensaje, que se quede aprendido
Así nace un agente de IA para academias sin haberlo planeado. Secretaría pide una respuesta, la corrige dos veces y, al tercer mensaje, Flipa ofrece guardar todo eso como encargo fijo. Avanza la conversación y conviértela.
Una conversación de tres mensajes
Contéstale a este chico: «Tengo el B1 de la Escuela Oficial. ¿Me convalidáis la prueba de nivel para el curso de B2?»
«Hola, Marcos. Sí: con el certificado B1 de la Escuela Oficial no tienes que hacer la prueba de nivel, entras directamente al curso de B2. Solo necesitamos una copia del certificado cuando formalices la matrícula. Si tiene más de dos años, te pediremos la prueba igualmente, que dura unos cuarenta minutos. Para cualquier otra duda, aquí estamos. Un saludo.»
Guía del curso 2026-27Más corta y de usted.
«Buenos días. Con su certificado B1 de la Escuela Oficial no necesita hacer la prueba de nivel para el curso de B2, siempre que tenga menos de dos años. Adjunte una copia al formalizar la matrícula. Un saludo, Secretaría.»
Y pon siempre la fecha límite de matrícula.
«Buenos días. Con su certificado B1 de la Escuela Oficial no necesita hacer la prueba de nivel para el curso de B2, siempre que tenga menos de dos años. Adjunte una copia al formalizar la matrícula, abierta hasta el 26 de septiembre. Un saludo, Secretaría.»
Guía del curso 2026-27
- PedisteContestar una duda de convalidación con la guía del curso delante.
- CorregisteMás corta y de usted.
- AñadisteSiempre con la fecha límite de matrícula.
En Flipa, el botón para convertirla aparece tras el tercer mensaje.
Agente nuevoDudas de matrícula
- Para qué sirve
- Prepara la respuesta a quien escribe con dudas de acceso, convalidaciones, fechas y precios de matrícula.
- Cuándo entrará solo
- Cuando pegues un correo o un mensaje que pregunte por la matrícula de un curso.
- Lo que he recogido de tus correcciones
- Respuestas cortas y de usted.
- Siempre con la fecha límite, sacada del calendario de la guía.
Flipa propone el formato que le parece que encaja con lo hablado. Este es el caso en que propone un agente: léelo antes de crearlo.
¿Y sin conversación previa? Pregunta a pregunta
Maqueta para trastear: contestas y la ficha se rellena. En el producto se pide hablando y Flipa pregunta solo lo que no sabe ya de la academia. El recorrido largo está en la guía para crear un agente de IA, y todo lo que se puede hacer con ellos, en agentes.
¿Qué le encargas?
¿Cómo escribe?
¿Qué no hace nunca?
Secretaría
- Cómo habla
- De usted y claro, sin fórmulas de ventanilla
- Nunca sin preguntarte
- Confirmar plaza sin que conste el pago
- Lo que ya sabe
- Todo lo que le has contado a Flipa de tu empresa
De nueve a seis en la secretaría de Trivium
Cinco momentos de un martes de septiembre. En todos, Flipa escribe y una persona decide.
Abre secretaría
¿Vale el B1 de la Escuela Oficial para saltarse la prueba de nivel?
La convalidación. Entra el agente de dudas de matrícula y deja el borrador, con la fecha límite puesta. Secretaría lo lee y lo manda desde su correo. Hay más en responder correos.
Curso nuevo
Texto para el cartel del intensivo de Auxiliar Administrativo: fechas, horario y qué incluye
El cartel. Lo redacta con los datos de la guía. Si el horario de los sábados no está en la guía, no se lo inventa: te dice que falta.
Circular
Correo a las familias de los grupos de tarde con el calendario del trimestre
El correo a las familias. Sale en un recuadro para copiar, con los festivos y las fechas de evaluación del calendario. Enviarlo lo hace secretaría.
Coordinación
Con este temario, propón un programa de doce semanas con un simulacro cada tres
El programa de un curso. Eso es lo que hay detrás de usar la IA para crear formaciones: adjuntas el temario y te devuelve el programa ordenado y redactado. El curso lo sigue montando quien lo imparte.
Antes de cerrar
Apunta esto: la matrícula sin gastos de inscripción acaba el día 30
La promoción con fecha. Propone guardarlo con el antes y el después, y quien administra lo aprueba. Pasado el día 30, deja de usarlo en las respuestas.
IA para formación: lo que Flipa no hace en un centro
Vale igual para una academia de oposiciones que para un centro de formación profesional: cambia la guía, no la forma de trabajar. Y en los dos tiene los mismos límites.
| ¿Lo hace? | Lo que sí hace | |
|---|---|---|
| Ser el campus virtual | No | No aloja cursos ni alumnos. Trabaja con los documentos del centro. |
| Corregir exámenes o simulacros | No | Redacta el enunciado o el programa a partir de tu temario. |
| Atender a alumnos y familias | No | Prepara la respuesta; la manda secretaría. |
| Ver los vídeos o escuchar los audios de las clases | No | Lee PDF, Word, hojas de cálculo y texto. Vídeo y audio, no. |
| Montar un curso en línea | No | Ordena el programa y escribe los textos. Subirlo a donde lo impartas es tuyo. |
| Mandar las circulares | No | Deja el correo escrito para copiar. |
Si el centro es pequeño y la misma persona matricula, cobra y abre la puerta, empieza por Flipa para pymes. Y si quieres ver otro mostrador con dudas repetidas y un límite mucho más serio, mira las clínicas.
Lo que se pregunta antes de la campaña de matrícula
¿Para qué sirve la IA en una academia o centro de formación?
Sobre todo para el trabajo de secretaría y coordinación que se repite: contestar dudas de matrícula, redactar circulares y carteles, y ordenar el programa de un curso. Flipa lo hace con los documentos del centro delante (la guía del curso, el calendario, la lista de precios) y enseña de cuál ha sacado cada dato.
¿Flipa atiende directamente a los alumnos?
No. No habla con alumnos ni con familias por ningún canal. Prepara la respuesta para la persona de secretaría, que la lee, la retoca si quiere y la manda desde su correo.
¿Puede ayudar a preparar el programa de un curso?
Sí. Le adjuntas el temario y le dices las semanas, las horas y cada cuánto quieres un simulacro, y redacta el programa. No crea los materiales ni sube nada a un campus: entrega un texto que coordinación revisa.
¿Lee los vídeos o audios de las clases?
No. Flipa no lee vídeo ni audio. Lee documentos: PDF, Word, hojas de cálculo y texto. Si una clase grabada tiene apuntes o guion escrito, eso sí se puede subir.
¿Qué pasa con las fechas de matrícula cuando cambian de un año a otro?
Dos cosas. Si subes la guía nueva con el mismo nombre, entra como versión nueva y la anterior se conserva. Y lo que guardas con plazo, como una promoción del 1 al 30, solo se usa entre esas fechas. Lo que Flipa no hace es adivinar que una guía se ha quedado vieja: hay que subir la nueva.
Sigue por aquí
Que la próxima matrícula te pille con la respuesta escrita
- La guía del curso manda: cada respuesta sale de ahí, con su fuente.
- Las fechas caducan solas: lo que guardas con plazo deja de usarse al acabar.
- Lo que funciona se queda: una conversación bien llevada se convierte en agente.