Automatizar tareas administrativas con IA es posible, pero conviene saber cuáles. La factura la sigue registrando tu programa de contabilidad. Lo que Flipa quita de en medio es lo que la rodea: la consulta de «¿qué condiciones tenía este proveedor?» y el escrito que redactas igual todos los meses.
El ejemplo es Suministros Arlanza, una distribuidora de material de oficina inventada, con tres personas en administración.
No hay que pasar nada a un formato especial. Esto es lo que Flipa lee y dónde se queda corto.
Las tarifas y los listados de proveedores entran tal cual, hoja por hoja. Lee hasta 3.000 filas en cada una.
Saca el texto y contesta con él. Debajo de la respuesta ves qué documento ha usado y lo abres para comprobarlo.
Un albarán firmado o un contrato escaneado también valen: los transcribe. Gasta muy poco, y conviene repasar las cifras de un papel arrugado.
Si subes un documento con el mismo nombre, entra como versión nueva y la anterior se conserva. Nadie tiene que acordarse de borrar la tarifa vieja.
La primera es de las que interrumpen. La segunda, de las que dan pereza. En ninguna hay que salir de Flipa a buscar el contrato.
60 días desde la fecha de factura, con pago los días 10 y 25. Si se paga antes de 15 días, hay un 2 % de descuento por pronto pago.
El horario de agosto, la tarifa de la campaña, el teléfono de guardia de Navidad. Se guardan con su «vigente del… al…» y Flipa solo los usa entre esos días. Mueve el calendario y vuelve a preguntar lo mismo.
Hoy es28 de julio
Nota guardada en lo que Flipa sabe
Del 1 al 31 de agosto el horario de almacén es de 8 a 15
Vigente del 1 al 31 de agostoAún no ha empezado
La dictó quien administra, hablando. Flipa propuso guardarla con sus fechas y no la usa fuera de ellas.
La misma pregunta, cualquier día
¿A qué hora cierra el almacén?
A las 18:00, como siempre. El horario de verano todavía no ha empezado: va del 1 al 31 de agosto.
Horarios y turnos.docx
«¿A qué hora cierra el almacén?», según el día
| Hoy es | Flipa contesta |
|---|---|
| 28 de julio | A las 18:00, como siempre. El horario de verano todavía no ha empezado: va del 1 al 31 de agosto. |
| 12 de agosto | A las 15:00. Hasta el 31 de agosto está en vigor el horario de verano, de 8 a 15. |
| 2 de septiembre | A las 18:00. Es el horario normal del almacén. |
Una tarea es una petición que Flipa repite cada día, cada semana o cada mes, a la hora que digas (hora de Madrid). La crea quien administra, hablando, y la puede probar al momento, pausar o quitar. El resultado aparece en «Novedades», dentro de Flipa. Las tres de abajo son ejemplos de petición. Hay más en automatizar tareas y en informes.
El texto te espera en «Novedades», listo para copiar. Enviarlo al equipo lo haces tú.
Prepara el recordatorio de entrega de tiques con lo que dice el procedimiento de gastos
Trabaja con lo que ya esté subido. Si el horario cambia, antes hay que decírselo a Flipa o subir el documento nuevo.
Redacta el aviso de horarios de la semana con el documento de turnos
Un escrito que se repite, hecho con las condiciones que tenéis escritas. Las tareas gastan créditos de la cuenta y tienen un tope mensual aparte.
Escribe el aviso de cierre de facturación para proveedores con nuestras condiciones de pago
Aquí «automatizar» quiere decir consultas y escritos. Las cuentas siguen en su sitio.
| En administración | ¿Lo hace Flipa? | Cómo queda hoy |
|---|---|---|
| Contestar sobre contratos, tarifas y condiciones | Sí | Con el documento debajo de la respuesta |
| Redactar reclamaciones, avisos y respuestas | Sí, en borrador | Lo copias y lo envías tú |
| Leer escaneos y fotos de papeles | Sí | Los transcribe; repasa las cifras |
| Repetir una petición a hora fija | Sí | El resultado sale en «Novedades», no por correo |
| Registrar facturas o llevar la contabilidad | No | Sigue en tu programa de siempre |
| Presentar impuestos o conciliar el banco | No | No toca nada de eso |
| Consultar Holded | En pruebas | Aparece en conexiones; nadie lo ha usado aún con una cuenta real |
| Enviar correos | No | No tiene acceso a tu correo |
Si llevas la administración de otras empresas, mira Flipa para asesorías. Y si las dudas que te llegan son de personal, Flipa para recursos humanos.
Con Flipa, tres tipos. Las consultas sobre lo que ya está escrito, como un plazo de pago o una condición de entrega. Los escritos que se repiten: reclamaciones, avisos, respuestas a proveedores. Y las peticiones que quieres recibir hechas cada semana o cada mes. Lo que mueve dinero o tiene efecto ante Hacienda queda fuera.
No. No contabiliza, no concilia y no presenta nada. Puede leer una factura que le adjuntes y decirte qué pone, pero el asiento lo sigues haciendo en tu programa.
Sí. Transcribe PDF escaneados y fotos de documentos de hasta 12 MB, y a partir de ahí los consulta como cualquier otro. Con papeles torcidos o sellos encima puede equivocarse en una cifra: repásala antes de reclamar nada.
Las actuales, sí: hoja a hoja y fila a fila, hasta 3.000 filas por hoja. Tres límites: no lee el formato antiguo, las fechas le llegan como un número y no ve los gráficos. Si una fecha importa, escríbela también en una columna de texto.
No. El resultado de una tarea se queda en «Novedades», dentro de Flipa. No sale por correo ni por ningún otro canal, así que conviene entrar a mirarlo.
Ese es el primero que conviene que sepa alguien más. Empieza por la carpeta de proveedores.
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