Fijas el formato
Le cuentas hablando cómo es vuestro informe: qué apartados, en qué orden, cuánto de largo. Queda guardado como una habilidad, «Informe mensual».
Informes
IA para informes: tus datos, con el formato de siempre
Lo que cansa del informe mensual no es mirar los números: es escribir otra vez lo mismo con otros números. Flipa es una IA para informes que parte de tus datos: adjuntas la hoja de cálculo del mes y te devuelve el texto con los apartados de la casa, en su orden. Los datos los traes tú; Flipa no entra a buscarlos en tu programa de gestión, no dibuja gráficos y no envía nada: lo que entrega es un borrador.
El ejemplo de esta página es una distribuidora de congelados inventada, Cantábrico Frío.
Cómo se hace
IA para redactar informes: cuatro pasos, y el primero solo una vez
El formato se le explica un día. A partir de ahí, cada mes es adjuntar y revisar.
Adjuntas la hoja
Cada mes, la hoja de cálculo va con el mensaje. Caben hasta cinco adjuntos de 8 MB cada uno.
Flipa redacta
Recorre la hoja fila a fila, hasta 3.000 filas por hoja, y escribe el informe con el formato fijado. Lee las celdas; los gráficos, no.
Revisas y copias
Compruebas las cifras contra tu hoja, retocas lo que quieras y lo copias con un clic. Lo envías tú.
Pruébalo
Cambia el formato una vez. Vale para todos los meses
A la izquierda, la habilidad: los apartados del informe y su orden. Muévelos o quita alguno y mira cómo se rehace el informe. Después cambia de mes: cambian los datos, el formato se queda.
Habilidad «Informe mensual»Qué apartados lleva y en qué orden
Hoja adjunta
El formato se decide una vez. Cada mes solo cambia la hoja.
Ventas por zona · Octubre
Adjunto: ventas-octubre.xlsx1. Resumen en tres líneas
- Octubre cierra con 11.480 cajas, 290 más que septiembre.
- Suben Asturias y Vizcaya.
- Bajan Cantabria y León.
2. Cifras del mes
| Zona | Cajas |
|---|---|
| Asturias | 4.120 |
| Vizcaya | 3.340 |
| Cantabria | 2.870 |
| León | 1.150 |
| Total de la hoja | 11.480 |
3. Qué ha cambiado
- Vizcaya+240
- Asturias+140
- Cantabria−30
- León−60
4. Siguiente paso
Mirar con el comercial de León si la bajada es cosa de un mes.
Demostración con una distribuidora inventada y cifras de ejemplo. En Flipa el formato no se arrastra: se le explica hablando y queda guardado como habilidad. El informe es un borrador, y las cifras se repasan antes de enviarlo.
Qué informes
Del informe ejecutivo para socios al resumen de una reunión
Cada uno puede tener su habilidad, con su formato. Dales la vuelta.
Cuando algo no cuadra
Las fechas le llegan como número: díselo tú
Las hojas de cálculo guardan cosas que no se ven. La más habitual: las fechas de una hoja le llegan a Flipa como números. No cuentes con que lo adivine. Dile qué son, o añade una columna con la fecha escrita en texto.
- Pídele que deje por escrito lo que ha dado por bueno: así lo comprueba quien lea el informe.
- Pasa en administración cada cierre de mes: lo contamos en Flipa para administración.
Informe mensual con esta hoja. La columna «Fecha de pedido» son fechas, todas de noviembre
Hecho. Esa columna me llega como números (46327, 46328…), así que he tratado todos los pedidos como de noviembre, como dices. El informe va con el formato de siempre.
Qué lee y qué no
Para hacer informes profesionales hay que saber qué se ha leído
Un informe con media hoja sin leer es peor que no tenerlo. Esto es lo que entra y lo que se queda fuera.
| Lo que le das | ¿Lo lee? | Detalle |
|---|---|---|
| Hojas de cálculo actuales (.xlsx) | Sí | Hoja a hoja y fila a fila, hasta 3.000 filas por hoja. |
| CSV y texto | Sí | Tal cual. |
| PDF y Word (.docx) | Sí | Saca el texto. Si el PDF es un escaneo, lo transcribe. |
| Presentaciones (.pptx) | En pruebas | Diapositiva a diapositiva, con las notas. |
| Las fechas de una hoja | A medias | Le llegan como número. Conviene decirle qué son. |
| Gráficos e imágenes dentro de la hoja | No | Lee las celdas, no los dibujos. |
| Formatos antiguos (.xls, .doc, .ppt) | No | Avisa de que los guardes en el formato actual. |
| Audio o vídeo de una reunión | No | El acta, por escrito. |
Y dos cosas que no hace con el resultado: ni dibuja gráficos ni maqueta el documento. Entrega texto, con su botón «Copiar».
Preguntas frecuentes
Antes de adjuntar la primera hoja
¿Puede una IA redactar un informe con los datos de mi empresa?
Sí, si se los das. Flipa trabaja con la hoja que adjuntas al mensaje o con los documentos que haya subido quien administra la cuenta. No se inventa cifras para rellenar un apartado. Aun así es un borrador: repasa los números contra tu hoja antes de enviarlo.
¿Flipa genera gráficos?
No. Flipa redacta: resumen, cifras en texto o en tabla y conclusiones. Tampoco lee los gráficos que ya estén dentro de tu hoja; lee las celdas. Si el informe necesita un gráfico, lo pones tú desde tu hoja de cálculo.
¿Puedo recibir el informe cada mes sin pedirlo?
No como un correo que llega solo. Lo más parecido a una IA para automatizar informes que hay hoy en Flipa es programar una tarea mensual, pero trabaja con lo que ya esté subido y su resultado aparece en «Novedades», dentro de Flipa. La hoja nueva de cada mes la tienes que traer tú.
¿Qué tamaño de hoja de cálculo puede leer?
Hasta 3.000 filas por hoja, en ficheros de hasta 8 MB si los adjuntas a un mensaje. Puedes adjuntar hasta cinco ficheros a la vez. Si tu hoja es más larga, pártela por meses o por zonas.
¿Sirve para informes de visitas de la web?
Sí, con una condición. Las conexiones con Google Analytics y Google Search Console funcionan y solo consultan, pero hoy las activamos nosotros: nos das acceso y lo dejamos puesto. Con eso, Flipa puede decirte qué páginas se visitan más y qué busca la gente para llegar a tu web.
El mes que viene, el informe ya tiene la forma hecha
Trae la hoja de este mes y el informe del anterior. Con eso se fija el formato.
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